Entwicklung eines FDM-Coachings für Arbeitsgruppen

Die Kontaktstelle Forschungsdatenmanagement (KS FDM) an der Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU) wurde im März 2015 eingerichtet, um mit einer angemessen Organisations- und Kompetenzstruktur auf den sich schnell entwickelnden Bedeutungszuwachs von FDM zu antworten. Das Leistungsportfolio der KS umfasst Sensibilisierung, Information, Beratung, Qualifizierung, Vernetzung, Strategische Entwicklung sowie Forschung und Entwicklung im Bereich des FDM. In den Beratungen der KS FDM wurden wiederholt grundlegende Probleme in den FDM Konzepten von Arbeitsgruppen erkennbar. Bisher wurden in den Qualifizierungs- und Informationsveranstaltungen der KS aber hauptsächlich generelle Aspekte des FDM behandelt. Sie waren nicht speziell auf den Kenntnisstand, den Bedarf und die Ressourcen einzelner Arbeitsgruppen ausgelegt. Um diese Lücke zu schließen, entwickelte die KS ein FDM Coaching für Arbeitsgruppen, bei dem in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten (inkl. Arbeitsgruppenleitung und technischem Personal) Probleme identifiziert und praktikable Lösungsansätze gesucht werden. Dadurch kann eine breitere Akzeptanz und somit auch eine bessere Implementation erreicht werden. Die Arbeitsgruppe wird gezielt bei der Verbesserung des eigenen FDM begleitet. Dabei können spezifische technische, personelle und finanzielle Gegebenheiten berücksichtigt werden. Um auf die Anforderungen verschiedener Arbeitsgruppen reagieren zu können, wurden Arbeitspakete zu typischen Themen des FDM definiert, die entsprechend der Bedürfnisse durch die Arbeitsgruppen zusammengestellt werden können. Dies beinhaltet Arbeitspakete zu Namenskonventionen/Ordnerstrukturen, Speicherorten/Speichervolumen, Metadaten, Verantwortlichkeiten, Inventarisierung von Material/Methoden, Langzeitspeicher/Archivierung, Zugriffsmanagement, Versionierung und Datenmanagementplänen (DMP). Sollten zusätzliche Schwerpunkte wahrgenommen werden, können die Arbeitspakete entsprechend ergänzt werden. Die Entwicklungsphase des Coachings (3-6 Monate) beginnt mit einem Kick-off Workshop, in dessen Vorfeld die Arbeitsgruppe zu verschiedenen Aspekten ihrer FDM-Praxis sowie zu Problemen befragt wird. Der Workshop, in dem eine Roadmap definiert, ein Maßnahmenkatalog entwickelt und Arbeitspakete (s.o.) ausgewählt werden, findet mit der gesamten Arbeitsgruppe statt. Im nächsten Schritt werden verschiedene Themen durch Mitglieder der Arbeitsgruppe in Teams parallel bearbeitet, um Lösungen zu entwickeln. Nach Bedarf finden weitere Workshops mit der KS FDM statt. Als Abschluss der Entwicklungsphase wird mit der gesamten Arbeitsgruppe ein Workshop durchgeführt, in dem die Lösungen und Festlegungen zusammengefasst und dokumentiert werden. Anschließend wird durch die Arbeitsgruppe mit Unterstützung der KS FDM ein DMP ausformuliert. Es schließt sich eine Testphase an (6-9 Monate), an deren Ende ein Workshop zur Evaluation und Nachbetrachtung steht. Erneut wird im Vorfeld die aktuelle Situation des FDM abgefragt und dann mit der gesamten Arbeitsgruppe ausgewertet. Bestehende Probleme werden diskutiert und weitere Schritte festgelegt. Das Format wird momentan mit ausgewählten Arbeitsgruppen an der FSU getestet.