Geschäftsprozessoptimierung in Anwendung der Modellierungstechnik "Ereignisgesteuerte Prozessketten"

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2 Geschäftsprozessmanagement
2.1 Geschäftsprozessmodellierung
2.2 ARIS & ARIS-Konzept
2.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette

3 Geschäftsprozessoptimierung „Bereitstellung Hard-/Software für einen Computerarbeitsplatz“
3.1 IST-Analyse
3.2 SOLL-Konzept
3.2.1 Prozesslandkarte
3.2.2 EPK zum Teilprozess „Erstbereitstellung eines CAP“

4 Fazit

Quellenverzeichnis

Anhang A Möglichkeiten zur Konfiguration eines Computers

Anhang B Anforderungen an den SOLL-Prozess

Anhang C Prozesslandkarte: Lifecycle eines Arbeitsplatzsystems

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: ARIS-Haus

Abbildung 2: ARIS EPK-Element - Ereignis

Abbildung 3: ARIS EPK-Element - Funktion / Aktivität

Abbildung 4: ARIS EPK-Element - Logische Operatoren / Konnektoren

Abbildung 5: ARIS EPK-Element - Organisatorische Einheit

Abbildung 6: ARIS EPK-Element - Informationsobjekt

Abbildung 7: ARIS EPK-Element - Anwendungssystem / IT-System

Abbildung 8: Ausschnitt 1/4 der VVK - Bedarfsmeldung durch MA

Abbildung 9: Ausschnitt 2/4 der VVK - Erfassung und Klassifizierung der Meldung

Abbildung 10: Ausschnitt 3/4 der VVK - Ermittlung und Beschaffung der Komponenten

Abbildung 11: Ausschnitt 4/4 der VVK - Bereitstellung der Komponenten

Abbildung 12: Ausschnitt der Prozesslandkarte zum Lifecycle eines CAP

Abbildung 13: Ausschnitt 1/7 der EPK - Bedarfsklärung

Abbildung 14: Ausschnitt 2/7 der EPK - Bedarfsmeldung (Teil 1)

Abbildung 15: Atomarer Prozess zur EPK - Ermittlung des Bereitstellungszeitraums .

Abbildung 16: Ausschnitt 3/7 der EPK - Bedarfsmeldung (Teil 2)

Abbildung 17: Ausschnitt 4/7 der EPK - Beschaffung der Komponenten

Abbildung 18: Ausschnitt 5/7 der EPK - Vorbereitung zur Bereitstellung (Teil 1)

Abbildung 19: Ausschnitt 6/7 der EPK - Vorbereitung zur Bereitstellung (Teil 2)

Abbildung 20: Ausschnitt 7/7 der EPK - Bereitstellung der Komponenten

Abkürzungsverzeichnis

AiO All-in-One-Rechner

AL Abteilungsleiter

ARIS Architektur integrierter Informationssysteme

BPMN Business Process Model and Notation

CAP Computerarbeitsplatz

eEPK erweitere ereignisgesteuerte Prozesskette

EPK ereignisgesteuerte Prozesskette

GPM Geschäftsprozessmanagement

MA Mitarbeiter

VVK vereinfachte Vorgangskette

WT Werktage

1 Einleitung

Der Online-Shop eines deutschen Versandhandels für Unterhaltungselektronik bietet 80 Quadrilliarde¹ Möglichkeiten zur Konfiguration eines Computers. Dabei wird die Mini­malausstattung betrachtet, die aus den folgenden Komponenten besteht: Gehäuse, Mainboard, Grafikkarte, Festplatte, Betriebssystem, Prozessor, Arbeitsspeicher, Einga­begeräte wie Maus und Tastatur sowie Ausgabegeräte wie Bildschirme und Drucker.

Diese große Anzahl an Möglichkeiten zur Konfiguration eines Computers resultiert in einer heterogenen Hardwarelandschaft. Dies kann zu aufwändigen Vorgängen in der Bestellung, Beschaffung sowie Konfiguration & Wartung der Geräte führen. Zusätzliche Schwierigkeiten oder ggf. Ausfälle können durch verschiedene Treiber- und Softwarein­stallationen entstehen. Dadurch können Verluste in den wertschöpfenden Aktivitäten eines Unternehmens resultieren.

Dieser Gefahr kann zum Beispiel durch die Vereinheitlichung der Prozesse und die Verwendung einer Software zur Unterstützung dieser Prozesse entgegengewirkt wer­den.

1.1 Problemstellung

Die Wir können alles GmbH ist ein größeres Unternehmen und befindet sich aktuell in einer ähnlichen Situation wie der zuvor Beschriebenen. Bedarfsmeldungen für Hard- und Software werden aktuell unregelmäßig und über verschiedene Eingangskanäle durch Mitarbeiter (MA) selbst an die IT-Abteilung gestellt. Nicht nur geeignete Bereitstel­lungstermine oder unnötige Bedarfsmeldungen, sondern auch eine schwer wartbare heterogene Hardwarelandschaft resultieren aus dieser Situation.

Die Reorganisation und Optimierung dieser Prozesse sollen dem Unternehmen dabei helfen, die Bereitstellung eines Computerarbeitsplatz (CAP) bedarfsorientiert, effizient und zum benötigten Termin sicherzustellen. Durch reibungslose und effiziente Support­Prozesse können die MA und somit das Unternehmen selbst auf die wertschöpfenden Aktivitäten fokussieren.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Diese Arbeit soll zuerst ein Grundverständnis zur Geschäftsprozessmodellierung an­hand der ARIS EPK Methode herbeiführen. Fragen wie Was ist Geschäftsprozessmo­dellierung?, Was ist ARIS? und Was ist eine EPK? sollen dadurch beantwortet werden. Darauf aufbauend soll die Optimierung eines Geschäftsprozesses am Beispiel der Be­reitstellung von Hard- und Software auf Basis der zuvor vorgestellten Methode vorge­nommen werden, um der Wir können alles GmbH Handlungsempfehlungen bzw. Ver­besserungspotentiale aufzuzeigen.

In Kapitel 2 werden die Begriffe Prozess, Geschäftsprozess sowie Geschäftsprozess­management (GPM) und Geschäftsprozessmodellierung definiert. Anschließend wer­den das ARIS-Konzept und die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) sowie deren Be­standteile vorgestellt.

In Kapitel 3 erfolgt die Geschäftsprozessoptimierung zur Bereitstellung von Hard-und Software für einen CAP. In Anlehnung an das Vorgehen zur Geschäftsprozessoptimie­rung nach Scheer² wird zuerst eine IST-Analyse durchgeführt, um „eine bessere Ein­sicht in die Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten der bestehenden Organisation zu erhalten.“³ Anschließend wird das Soll-Konzept entwickelt. Anhand der erstellten EPK wird das „erwünschte, ideale Prozessverhalten“⁴ beschrieben.

Das Fazit fasst die Erkenntnisse aus der IST-Analyse und die Handlungsempfehlungen aus dem Soll-Konzept an die Wir können alles GmbH zusammengefasst. Abschließend erfolgt eine kritische Betrachtung der Ergebnisse.

2 Geschäftsprozessmanagement

Voraussetzung für die Einordnung des Begriffs Geschäftsprozessmanagements ist die Klärung der Begriffe Prozess und Geschäftsprozess. Die Untersuchung von Hilmer hat gezeigt, dass es keine eindeutige Definition und Abgrenzung dieser beiden Begriffe in der Literatur gibt.⁵ In der vorliegenden Arbeit werden diese wie folgt definiert:

- Ein Prozess wird als „wiederholbare, zeitlich-logische (sequenzielle bzw. paralle­le) Abfolge von Aktivitäten [...] zur zielgerichteten Erledigung einer betrieblichen Aufgabe“⁶ definiert. Dabei sind Anfang und Ende eindeutig erkennbar. Die Trans­formation des Input zum Output während des Prozessablaufs wird Prozessleis­tung genannt.⁷
- Geschäftsprozesse sind betriebliche Prozesse, „die in und zwischen Unterneh­men ablaufen können [...] [und die] eigentliche, wertschöpfende Unternehmens­leistung [erzeugen]. Sie dienen also dem eigentlichen Geschäftszweck [...] oder sind von strategischer, erfolgskritischer Bedeutung“⁸.

Geschäftsprozesse weisen somit zusätzliche, spezifische und auf das Unternehmen ausgerichtete Merkmale⁹ auf. Dennoch sollen im Weiteren die Begriffe Prozess und Geschäftsprozess zur Vereinfachung synonym verwendet werden.

Das Geschäftsprozessmanagement umfasst einfach formuliert die Dokumentation, Analyse bzw. Kontrolle und Restrukturierung von Arbeitsabläufen bzw. Prozessen. Es­senziell ist dabei die Ausrichtung auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse, da diese die Prozesse auslösen und Empfänger des Ergebnisses sind. Damit wirkt sich das GPM auf strategische und operative Unternehmensziele aus.¹⁰

Das GPM verfolgt die folgenden Ziele:

- Steigerung der Prozesseffizienz, bspw. durch Vereinfachung oder Reduzierung von Prozessschleifen.
- Erhöhung des Kundennutzens, bspw. durch Minimierung der Durchlaufzeit.
- Verstärkung der Prozesstransparenz, insbesondere durch die Geschäftspro­zessmodellierung.¹¹

2.1 Geschäftsprozessmodellierung

„Die Geschäftsprozessmodellierung dient der Darstellung von Geschäftsprozessen und Sachverhalten, die für die Gestaltung von Prozessen relevant sind, wie z.B. die Aufbau­organisation oder Datenstrukturen.“¹² Zu den in der Praxis häufig vertretenen Modellie­rungsmethoden gehören bspw. Prozesslandkarten, Prozesssteckbriefe, tabellarische Notationen, Swimlane-Diagramme, EPK und Business Process Model and Notation (BPMN).¹³ Durch die Erstellung und Verwendung von Modellen können komplexe Ge­schäftsprozesse, die besonders für Außenstehende nur schwer nachvollziehbar sind, in vereinfachter bzw. abstrahierter Form abgebildet werden.

Insbesondere bei großen Projekten und einer Vielzahl an Beteiligten empfiehlt sich die Festlegung von Modellierungskonventionen. Durch „verbindlich vereinbarte Regeln zur einheitlichen Modellierung“¹⁴ können eine bessere Kommunikation sowie ein besseres Verständnis erzielt werden.

Darüber hinaus existieren seit 1995 folgende Grundsätze ordnungsgemäßer Modellie­rung (GoM):

1. Grundsatz der Richtigkeit

„Ein Modell ist syntaktisch richtig, wenn es alle Regeln, die die Modellierungs­sprache vorgibt, einhält.“¹⁵ Das Modell erfüllt somit alle formalen Ansprüche. Dies gibt keinerlei Auskunft über die Qualität des Inhalts.

„Ein Modell ist dann semantisch richtig, wenn im Diskurs der Gutwilligen und Sachkundigen eine Einigung erzielt worden ist.“¹⁶ Das bedeutet, dass mehrere Personen, die eine gewisse Expertise in dem zu dokumentierenden Bereich auf­zeigen, ein gemeinsames Verständnis über den Modellinhalt erlangen sollen.

2. Grundsatz der Relevanz

Ein Modell soll nur die Sachverhalte beinhalten, „die für den zugrunde liegenden Modellierungszweck relevant sind.“¹⁷ Der Zweck wird anhand Modellierungszie­len formuliert, die anschließend zur Bestimmung des geeigneten Abstraktionsni­veaus verwendet werden. Ein wesentlicher Bestandteil des Modellierungszwecks ist die Adressatengruppe.

3. Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Ein Modell soll im Sinne der Wirtschaftlichkeit so erstellt werden, „dass ein gege­benes Modellierungsziel mit minimalem Aufwand erreicht werden“¹⁸ kann. Die entstehenden Modellierungskosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zu dem aus dem Modell resultierenden Nutzen stehen. Eine Möglichkeit zur Re­duzierung der Kosten besteht in der Orientierung an oder sogar der Verwendung von Referenzmodellen: Bereits in der Branche etablierte Modelle können über­nommen und entsprechend der unternehmensspezifischen Eigenheiten adaptiert werden.

4. Grundsatz der Klarheit

Ein Modell soll so gestaltet werden, dass es von der Adressatengruppe möglichst intuitiv verstanden wird. Die Wahl eines geeigneten Layouts, die Anordnung der Objekte sowie die einheitliche Gestaltung sollen insbesondere die „leichte Les­barkeit, Anschaulichkeit und Verständlichkeit“¹⁹ sicherstellen. Auch hier variieren die Ausprägungen je nach Adressatengruppe.

5. Grundsatz der Vergleichbarkeit

Ein Modell soll mit anderen Modellen semantisch vergleichbar sein. Das bedeu­tet für Modelle innerhalb einer Modellierungssprache, dass identische „Abläufe der Realwelt und der Vorstellungswelt [...] im Modell voll identisch“²⁰ abgebildet sind. Modelle in unterschiedlichen Modellierungssprachen müssen ineinander überführbar sein, damit sie miteinander verglichen werden können.²¹

6. Grundsatz des systematischen Aufbaus

Modelle und deren Objekte sollten in einem System angeordnet werden, damit eine sichtenübergreifende Modellierung möglich ist. Sachverhalte können so aus unterschiedlichen Sichten²², bspw. Organisationssicht und Funktionssicht, be­schrieben werden und dieselben Objekte verwenden, wie z.B. eine Organisati­onseinheit. Dadurch bleibt das Gesamtmodell konsistent.²³

2.2 ARIS & ARIS-Konzept

Die Abkürzung ARIS ist im Bereich des GPM wohl geläufiger als die Ausformulierung: Architektur integrierter Informationssysteme. ARIS steht zum einen für das bekannteste Konzept zur Beschreibung und Abbildung von Unternehmen und deren Prozesse, zum anderen für die Software-Platform²⁴ der Software AG.

Kern des ARIS-Konzepts ist die ARIS-Architektur. Diese wird aufgrund des schemati­schen Aufbaus, siehe Abbildung 1, auch ARIS-Haus genannt. Darin werden die unter­schiedlichen Sichten und Modellierungsphasen dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: ARIS-Haus

Quelle: Scheer (2020), S. 73, in Anlehnung an Scheer (2002), S. 37.

Unter einer Sicht wird die “Zusammenfassung von Klassen mit ihren Beziehungen [...] zur Strukturierung und damit zur Vereinfachung des Geschäftsprozessmodells”²⁵ ver­standen. Folgende Sichten²⁶ werden im ARIS-Konzept unterschieden²⁷:

- Die Organisationssicht beschreibt die Aufbauorganisation des Unternehmens und besteht somit aus dessen Organisationseinheiten, Personen, Rollen, Stellen oder auch externen Partnern. Zur Abbildung der hierarchischen Strukturen wer­den Organigramme modelliert.
- Die Datensicht umfasst die Informationsobjekte²⁸ des Unternehmens sowie de­ren Beziehungen zueinander. Hierzu dienen Entity-Relationship-Diagramme.
- Die Funktionssicht beinhaltet die betrieblichen Aktivitäten bzw. Vorgänge des Unternehmens. Mit Hilfe von Funktionsbäumen werden diese und deren Bezie­hungen zueinander dargestellt.
- Die Leistungssicht stellt die Produkte des Unternehmens in einem Produktmo­dell zusammen. Dazu zählen sowohl die materiellen als auch die immateriellen Leistungen.
- Die Steuerungssicht ist zentrale Sicht im ARIS-Konzept und integriert die obi­gen Teilsichten. Dadurch ist die Beschreibung der Geschäftsprozesse bspw. in Form von erweiterten ereignisgesteuerten Prozessketten²⁹ möglich. Aus diesem Grund wird diese Sicht als Prozesssicht bezeichnet.

In ARIS werden die folgenden Projektphasen zur Geschäftsprozessmodellierung unter­schieden³⁰:

1. Im Fachkonzept wird das betriebswirtschaftliche Problem aus Anwender­Perspektive beschrieben. Es dient als Ausgangspunkt für die Gestaltung der IT- Lösungen.
2. Im Design, das häufig in der Literatur auch als IT-Konzept bzw. Datenverarbei­tungs-Konzept bezeichnet wird, wird das Fachkonzept an die gestellten Anfor­derungen zur technischen Umsetzung angepasst.
3. Die Implementierung beinhaltet die Umsetzung des Designs in konkrete IT- Produkte, wie Hard- und Softwarekomponenten.

2.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette

Wie bereits zuvor erwähnt, ist die EPK zentraler Teil des ARIS-Konzepts innerhalb der Steuerungssicht. Sie stellt den „zeitlich-logischen Ablauf von Funktionen und eine Ver­knüpfung der Elemente des Daten- und des Funktionsmodells dar.“³¹ Die EPK wird als „Entwurfsmodell zur Abbildung von Abläufen und Vorgängen [definiert]. Grundelemente einer ereignisgesteuerten Prozesskette sind Ereignisse und dadurch ausgelöste Funkti­onen, die durch logische Operatoren miteinander in Beziehung gesetzt werden.“³²

Werden zur Modellierung weitere Informationen über Input-/Output-Daten, Organisati­onseinheiten oder Rollen bzw. Stellen sowie Anwendungssysteme benötigt, kann die EPK um diese ergänzt werden. Dann spricht man von einer erweiterten EPK (eEPK).³³

Im Folgenden werden die Elemente der EPK bzw. eEPK, die im weiteren Verlauf dieser Arbeit zur Geschäftsprozessmodellierung verwendet werden, aufgezeigt und erläutert. Die Darstellung der Elemente hat sich im Laufe der Zeit verändert. Die unten abgebilde­ten Grafiken sind dem Produkt ARIS Express 2.4d entnommen.

- Ein Ereignis ist ein eingetretener Zustand eines materiellen oder informatori­schen Objektes. Die Zustandsbeschreibung sollte als „zeitpunktbezogenes Parti­zip II des verrichtenden Verbs“³⁴ gebildet werden. Ereignisse gehören der Da­tensicht an.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: ARIS EPK-Element – Ereignis

Quelle: ARIS Express 2.4d

- Eine Funktion bzw. Aktivität beschreibt die „Durchführung eines betrieblichen Vorgangs, der zur Erfüllung eines Unternehmensziels beiträgt.“³⁵ Sie werden durch bestimmte Ereignisse ausgelöst und enden in einem neuen Ereignis.³⁶ Während der Funktionsausführung können Input-Daten zu Output-Daten verar­beitet werden. Funktionen gehören der Funktionssicht an.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: ARIS EPK-Element - Funktion / Aktivität

Quelle: ARIS Express 2.4d

- Logische Operatoren bzw. Konnektoren werden zur Abbildung von Prozess­Verzweigungen und -Zusammenführungen verwendet.³⁷ Sie „beschreiben die lo­gische Verknüpfung von Ereignissen und Funktionen“³⁸. Man unterscheidet da­bei zwischen UND, ODER bzw. inklusives ODER und XOR bzw. exklusives O- DER.³⁹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: ARIS EPK-Element - Logische Operatoren / Konnektoren

Quelle: ARIS Express 2.4d

[...]

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¹ Eine Quadrilliarde besteht aus einer Eins mit 27 folgenden Nullen. Die Zahl wurde stark vereinfacht berechnet und ist symbolisch zu verstehen. Die Berechnung ist in Anhang A beschrieben.

² Vgl. Scheer (2002), S: 149 ff.

³ Scheer (2020), S. 77.

⁴ Scheer (2020), S. 77.

⁵ Vgl. Hilmer (2016), S.30 ff. und Hilmer (2016), S. 268 ff.

⁶ Seidlmeier (2019), S. 7.

⁷ Vgl. Seidlmeier (2019), S. 7.

⁸ Seidlmeier (2019), S. 8.

⁹ Eine Zusammenstellung der in verschiedenen Literaturquellen übereinstimmenden Merkmalen von Ge­schäftsprozessen ist in Staud (2006), S. 7 f. nachzulesen.

¹⁰ Vgl. Gadatsch (2020), S. 1 f. und Seidlmeier (2019); S. 4 f.

¹¹ Vgl. Lassmann (2006), S. 299.

¹² Allweyer (2005), S. 94.

¹³ Vgl. Gadatsch (2020), S. 87.

¹⁴ Seidlmeier (2019), S. 61.

¹⁵ Becker et al. (2012), S. 32.

¹⁶ Becker et al. (2012), S. 32 f.

¹⁷ Becker et al. (2012), S. 33.

¹⁸ Becker et al. (2012), S. 34.

¹⁹ Becker et al. (2012), S. 35.

²⁰ Becker et al. (2012), S. 36.

²¹ Vgl. Becker et al. (2012), S. 36.

²² Eine mögliche Aufteilung der Sichten nach Scheer (2002) wird in Abschnitt 2.2 dargestellt.

²³ Vgl. Becker et al. (2012), S. 36.

²⁴ Eine Auflistung der ARIS Produkte ist unter https://www.softwareag.com/corporate/products/az/default . html zu finden. (Zugriff am 03.05.2020)

²⁵ Scheer (2002), S. 33.

²⁶ Anschauliche Modell-Beispiele zu den einzelnen ARIS-Sichten sind Seidlmeier (2019), S. 21-27 zu entnehmen.

²⁷ Vgl. Scheer (2002), S. 36 und Gadatsch (2020), S. 105.

²⁸ Der Begriff Informationsobjekt wird im folgenden Abschnitt 2.3 erläutert.

²⁹ Die Begriffe ereignisgesteuerte Prozesskette und erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette werden im folgenden Abschnitt 2.3 erläutert.

³⁰ Vgl. Gadatsch (2020), S. 104.

³¹ Keller et al. (1992), S. 15.

³² Lackes/Siepermann.

³³ Vgl. Seidlmeier (2019), S. 83.

³⁴ Seidlmeier (2019), S. 82.

³⁵ Keller et al. (1992), S. 10.

³⁶ Vgl. Seidlmeier (2019), S. 81.

³⁷ Vgl. Seidlmeier (2019), S. 93 f.

³⁸ Gadatsch (2020), S. 123.

³⁹ In Seidlmeier (2019), S. 86 f. werden die erlaubten Verknüpfungen von Ereignissen und Funktionen durch logische Operatoren erläutert.