Vergleich und Bewertung von Formulartechnologien am Beispiel von Adobe PDF, MS InfoPath und XForms

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Motivation

2 Einleitung
2.1 Abgrenzung und Anwendungsgebiete des Formularbegriffes
2.2 Nutzen und Herausforderungen für die Integration

3 Lokalisierung eines Kriterienkataloges

4 Vergleich der Formular-Technologien
4.1 Adobe PDF
4.2 MS InfoPath
4.3 XForms
4.4 Gemeinsamkeiten und Unterschiede

5 Bewertung von Formulartechnologien anhand eines B2B Szenarios

6 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abb. 1: Die Drei Ebenen Architektur von Adobe PDF

Abb. 2: Schematischer Aufbau einer XDP Datei

Abb. 3: Adobe XML Struktur

Abb. 4: Architektur eines MS InfoPath Formulars

Abb. 5: Trennung zwischen der XForms Darstellung und Inhalt

Abb. 6: XForms Submit Protokoll

Abb. 7: Beispiel modularer Aufbau eines XML Formular

Abb. 8: Sicherheitsaspekte bei einer Formulartransaktion

Tab. 1: Kriterienkatalog

Tab. 2: Vergleich von Adobe PDF, MS InfoPath und XForms

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Motivation

Der Anwendung von Formularen obliegt ein Hauptschwerpunkt in heutigen Geschäfts- und Verwaltungsvorgängen und ist essentiell in vielen Aufgabenbereichen des heutigen Lebens verankert, sei es bei der Antragstellung von Urlaubstagen der Mitarbeiter in Unternehmen oder in einem komplexen Unternehmensworkflow zwischen verschiedenen Abteilungen.^[1]

Formulare helfen dabei, relevante Daten zu erfassen und dem Adressaten zur Verfügung zu stellen. Da Formulare in Unternehmen einen wesentlichen Bestandteil des Dokumentenaufkommens darstellen und speziell der Stellenwert des Kostenreduktionspotentials von elektronischen in Bezug auf papierbasierte Formulare zunimmt^[2], richtet sich aktuell der Fokus von verschiedenen Softwareherstellern speziell auf Lösungen für die Erstellung, Verbreitung und Archivierung von elektronischen Formularen. Dabei unterscheiden sich diese Lösungen unter Bezugnahme verschiedener Kriterien voneinander, wie beispielsweise Kosten, Funktionalität, Ergonomie oder Standardisierung, die beschreibt ob eine Implementierung von Schnittstellen zu bestehenden Anwendungsprogrammen möglich ist.

2 Einleitung

Diese Seminararbeit soll ausschnittsweise einen Überblick über bestehende Formulartechnologien geben am Beispiel von Adobe PDF, MS InfoPath und XForms.

Zu Beginn der Seminararbeit findet eine Abgrenzung des Formularbegriffes statt. Weiterhin werden die Einsatzbereiche und die daraus resultierenden Herausforderungen an die Formulartechnologien und der Nutzen, der sich bei einem Einsatz ergibt, erläutert.

Im Zuge des Vergleiches werden die einzelnen Technologien zunächst getrennt betrachtet und ihre Leistungsmerkmale anhand von Aufbau und Funktionalität eruiert. Dem folgend werden die Technologien untereinander in Gemeinsamkeiten und Unterschieden verglichen. Die Bewertung der einzelnen Technologien wird anhand des Einsatzes in einem B2B Szenario verdeutlicht.

2.1 Abgrenzung und Anwendungsgebiete des Formularbegriffes

Formulare werden unter dem Dokumentenbegriff eingeordnet, existieren in Papier- bzw. elektronischer Form, finden ihren Einsatz hauptsächlich in Unternehmen bzw. öffentlichen Verwaltungen und dienen speziell der Erfassung von relevanten Daten und deren strukturierte Integration in die jeweilige Informationsbasis. Weiterhin unterstützen Formulare den innerbetrieblichen Dokumentenfluss. Bei Unternehmen im Bank- und Versicherungsbereich sowie in Behörden umfasst das Formularaufkommen einen Bereich von 80 Prozent des Dokumentenbestandes.^[3]

2.2 Nutzen und Herausforderungen für die Integration

Die wesentlichen Vorteile von elektronischen Formularen liegen sowohl in den Herstellungs- und Vervielfältigungskosten als auch in der Sicherheit der Übermittlung, der automatischen Integration in bestehende DMS, dem Wiederauffinden und der Archivierung.^[4]

Die Daten der digitalen Formulare werden automatisch in Informationssysteme übernommen, wodurch sich die Fehlerquote der sonst per „Hand“ eingegebenen Daten reduziert.

„Intelligente Formulare“ müssen in der Lage sein, den Nutzer in seinen Aktionen zu unterstützen, sei es bei der Validierung von eingegebenen Daten oder in Form von eingeblendeten Informationsfenstern zu bestimmten Datenfeldern. Weiterhin können bei digitalen Formularen eventuelle bekannte Felder aus bestehenden Datenbankeinträgen automatisch ergänzt werden, wie zum Beispiel die Kundennummer, Name und Anschrift eines Lieferanten bei der Warenbestellung.^[5]

Die in Unternehmen vorhandenen Informationssysteme und Anwendungsprogramme bilden eine überwiegend heterogene Systemlandschaft mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Integrationsschnittstellen. Eine Formulartechnologie muss in der Lage sein, diese durch die Ausgangssituation aufgestellten Barrieren zu überwinden. Dazu müssen geeignete Schnittstellen zwischen der Formulartechnologie und den vorhandenen Systemen geschaffen werden.

Für diese Integration von Formulartechnologien nimmt der XML Standard eine entscheidende Rolle ein. Mit Hilfe von XML können beliebige Daten in einer einheitlichen, mit Hilfe einer in XML Schema definierten Form zwischen Anwendungs-programmen und den vorhandenen Informations- bzw. Dokumentenmanagement Systemen ausgetauscht werden. Diese Unifikationsmöglichkeit von Daten bildet die Grundlage für einen barrierefreien Austausch von Formulardaten.^[6]

Digitale Formulare sind leichter manipulierbar als solche die auf papierbasierter Basis bestehen und deshalb bedarf es einem sicheren Konzept der Übermittlung und Nachvollziehbarkeit von Formulardaten.

3 Lokalisierung eines Kriterienkataloges

Für den Vergleich der selektierten Formulartechnologien werden im Folgenden Kriterien bestimmt.

Die Kriterien werden in zwei grundlegende Ebenen unterteilt. Die erste Ebene umfasst die Anwendersicht, d. h. alle Funktionen und Aktionen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Anwender stehen. Darin inbegriffen ist beispielsweise die Layouttreue von elektronischen zu papierbasierten Formularen, um eine reibungslose Adaption der Nutzer zu gewährleisten. Die zweite Kriterienschicht ist auf die technische Ebene der Formulartechnologie fokussiert und beschreibt beispielsweise die Realisierung der Datenübermittlung aus einem Formular.

Als wesentliche Grundlage für die Lokalisierung des Kriterienkataloges dienen die Qualitätskriterien der Softwareerstellung^[7], die in den Standard DIN Vorschriften DIN 66272 und DIN 66234 verankert sind.^[8] Diese wurden auf das Vergleichs- und Bewertungsszenario der Formulartechnologien zugeschnitten und durch weitere Kriterien aus Whitepapern der einzelnen Technologien vervollständigt.^[9]

Die Anwendersicht besteht aus den Oberkriterien Funktionalität, Änderbarkeit, Benutzbarkeit, Kosten und Zuverlässigkeit.

Die Funktionalität umfasst die Möglichkeiten des Benutzers in der Interaktion mit einem elektronischen Formular. Darin eingeschlossen sind die Menge aller Formularfelder, die implementierten logischen Funktionen und die vorhandenen integrierten Sicherheitskonzepte von Formularen wie beispielsweise Signaturen, Verschlüsselung und Autorisierung.

Weiterhin ist der Layouttreue eine hohe Priorität zugeteilt, da im Falle eines möglichen Ausdrucks von digitalen Formularen, dieser die unveränderte Darstellung der Bildschirmpräsentation enthalten sollte.

Die Änderbarkeit befasst sich mit der Frage nach der Editierung von Formularen. Inbegriffen in dieser Fragestellung sind die vorhandenen Werkzeuge, mit deren Hilfe Formulare erstellt werden können, die Möglichkeiten der Kennzeichnung von unterschiedlichen Formularversionen und der Aspekt der Wiederverwendbarkeit.

Das Kriterium der Bedienbarkeit vereint die Angemessenheit der Anwendungsumgebung für das Verständnis und die Erlernbarkeit des Nutzers in Bezug auf die Aufgabenbereiche des Ausfüllens bzw. der Erstellung von Formularen. Dies erfolgt mittels einer Analyse der Benutzeroberfläche und dem Aufwand zur Einarbeitung in die jeweiligen formularspezifischen Anwendungsprogramme. Daraus ergibt sich der Schulungsaufwand für die Benutzer. Ein essentieller Kriterienpunkt sind die Kosten, die für eine Anwendung der jeweiligen Formulartechnologie entstehen. Es erfolgt eine Trennung zwischen dem Aufwand für eine Bearbeitung und der Erstellung eines Formulars.

Die technologische Sicht beinhaltet Aspekte der Portabilität, Konformität, der Datenübertragung, Ressourcenverbrauch und der Vollständigkeit.

Die Portabilität untersucht die Flexibilität der Formulartechnologien unter den Gesichtspunkten der Möglichkeit einer problemlosen Integration der Technologie in eine bestehende Systemlandschaft in Unternehmen bzw. einer eventuellen Technologieanpassung für eine Integration. Der Aspekt der Austauschbarkeit umfasst die Einführung neuerer Softwareversionen für die Unterstützung einer Formulartechnologie.

Die Konformität beschreibt die Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an Formulare, die sich in einen allgemeingültigen Charakter entwickelt haben, an die jeweilige Technologie.

Die Datenübertragung zeigt die Möglichkeiten des Imports und Exports von Daten in ein bestehendes Formular. Ein weiteres Kriterium ist die Beanspruchung von Hardwareressourcen für die Benutzung einer Formulartechnologie.

[...]

^[1] vgl. Hayes 2001

^[2] vgl. Interview von Achim Born, Redakteur der c`t, Heise Verlag, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (02.05.2004), URL: <http://www.project-consult.net/portal.asp?sr=643&lng=1>

^[3] vgl. strukur AG, <http://www.struktur.de/news/NewsItem.2004-11-09.2329/de>, Stand: 2004,

letzter Zugriff am 15.11.2004

^[4] vgl. LiquidOffice 2002

^[5] vgl. LiquidOffice 2002

^[6] vgl. Bigsby 2003

^[7] vgl. Wallmüller, E.: Qualitätsmodelle im Software Engineering: Boden unter den Füssen,

http://www.saq.ch/fachzeitschriften/fokussept2002.pdf, Stand: 2002, Zugriff am 05.12.2004

^[8] vgl. Melis 2002, 9ff

^[9] vgl. Adobe 2003/2004