Open Access

Michaela Jobb

• Seit 2018 finden jedes Jahr im Dezember in der ‚Die Bibliothek Wirtschaft & Management‘ (DBWM) sogenannte „Library Retreats" (LR) statt. Innerhalb von fünf Tagen legt das Fachpersonal der DBWM die Jahresplanung gemeinsam für das Folgejahr fest. Verschiedene Projektideen werden vorgestellt und in wechselnden Gruppenkonstellationen unter Verwendung diverser Methoden (Brainstorming, World Café, User Experience etc.) bearbeitet. Am fünften Tag erfolgt eine Zusammenfassung der Gruppenergebnisse und eine Priorisierung der Projekte für das nächste Jahr. Die Projekte werden in Arbeitspakete mit kontrollierbaren Aufgaben gegliedert, der damit verbundene Workload für die Mitarbeitenden beurteilt und die Zuständigkeiten festgelegt. Jedem Teammitglied wird ein individuelles Zeitkontingent in Form von Avataren für Projektarbeit zugewiesen, das entsprechend auf die Projekte verteilt wird. Kleinere, teambildende Maßnahmen lockern die Veranstaltung auf. Die Ergebnisse werden dokumentiert und stehen als Gesamtdokumentation anschließend zur Verfügung. Dem Team und der Leitung einmal im Jahr diese Zeit zu geben, ermöglicht effizienteres Arbeiten und spart auf lange Sicht sogar Zeit. Alle Teammitglieder kennen zu Jahresbeginn ihre Aufgaben und können sofort in die Projektarbeit einsteigen. Aufgrund der intensiven Vorarbeit im LR entfallen die üblichen Kick-off- und Planungsmeetings. Um den Überblick über die Entwicklung und den Stand der laufenden Projekte zu behalten, finden zusätzlich ca. alle drei Monate eintägige Library Retreats statt. Somit kann flexibel auf Änderungen oder Hindernisse reagiert werden. Unterstützend wurde in der DBWM für die tägliche Planung KANBAN als agile Projektmanagementmethode eingeführt. Aufgrund der Pandemie im Jahr 2020 fand das LR zum ersten Mal als reine Onlineveranstaltung per Zoom statt.