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Bei der Diskussion um Publikationskosten wird in subkriptionsbasierten Modellen in der Regel davon ausgegangen, dass alle anfallenden Gebühren über die Subskription gedeckt sind, mithin für Autor*innen keine weiteren Kosten anfallen. Bei genauerer Betrachtung stellt man jedoch schnell fest, dass dies zu kurz greift. So war es in der Vergangenheit üblich, für zusätzliche Reprints der Artikel zu bezahlen. Auf Grund der Digitalisierung entfallen diese Kosten zwar heute weitestgehend, andere Kostenarten sind jedoch direkt von der Druck- in die digitale Welt übertragen worden und fallen auch heute noch häufig an. Hierzu zählen z.B. Kosten für die Einreichung (submission fees), die Verwendung der eigenen Abbildung als Zeitschriftencover (cover fees), Überlänge (page charges) oder Farbabbildungen (colour charges). Bereits in der Vergangenheit haben daher vor allem forschungsintensive Einrichtungen Mittel vorgehalten bzw. Etats geschaffen um diese zu decken, und häufig werden diese zentral bewirtschaftet, z.B. durch die jeweiligen Bibliotheken.

Da im Open Access verfügbare Artikel nicht über Subskriptionsgebühren bezahlt werden, haben kommerzielle Verlage neue Gebührenmodelle eingeführt, sog. Article Processing Charges. In diesen Modellen zahlen nicht die Leser*innen, sondern nur noch die Autor*innen für die Publikation. Zu unterscheiden ist hierbei sog. hybrides Open Access (Open Access für einzelne Artikel in Closed Access Zeitschriften) von echten Article Processing Charges (APC), wie sie bei einigen originären Open Access-Zeitschriften anfallen. Der noch junge Markt führt hier ferner zu einer komplexen Gemengelage und Vielfalt von Modellen wie sie hier nicht weiter diskutiert werden sollen. Eine ausführliche Diskussion findet sich z.B. in [1] und den dortigen Referenzen oder in [2]. Zur Problematik des double dipping bei hybriden Zeitschriften finden sich z.B. in [3] Umfragedaten.

Das Projekt OpenAPC hat in diesem Kontext bereits vor einigen Jahren begonnen, Daten zur Anzahl der Artikel und den damit verbundenen Kosten zu erheben. Bei der Betrachtung wird schnell die enorme Steigerungsrate sowohl in der Anzahl der zu finanzierenden Artikel als auch in den dafür nötigen Mitteln deutlich. Zusammen mit der im Kontext einer globalen Transformation des Publikationsmarktes vom Subskriptionsmodell zu Open Accessmodellen zu erwartenden weiteren Steigerung erzwingt dies ein genaues Monitoring. (Bei den Zahlen aus Deutschland ist hier jedoch zu beachten, dass vor allem von Universitäten auf Grund ihrer internen Verfasstheit in der Regel nur für DFG-geförderte Publikationsfonds Daten vorliegen, mithin werden die realen Kosten und auch die Zahl der anfallenden Artikel hier auf Grund des Deckelungsbetrags z.T. deutlich unterschätzt. Eine global validere Auswertung ergeben derzeit z.B. die Daten aus Großbritannien.)

Gleichzeitig stellt dieser Umbau jenseits des reinen Kostenaspekts sowohl Bibliotheken als auch Autor*innen vor neue Herausforderungen. So lässt sich ein steigender Beratungsbedarf auf Seiten der Wissenschaftler*innen feststellen. Hier spielten einerseits wieder monetäre Aspekte eine Rolle, werden doch zunehmend Publikationskosten auf Projektebene eingeworben, welche dann auch den zu erwartenden Output decken müssen. Dies erfordert Wissen um Anzahl der Publikationen und die mit der Publikation verbundenen Kosten. Gleichzeitig ist ein steigender Beratungsbedarf im Bereich Lizenzen, Embargoperioden oder Förderbedingungen zu beobachten. Bibliotheken, die Jahrzehnte lang Erfahrung mit Verlagen und den relevanten Prozessen im Lizenzierungsbereich gesammelt haben, bieten sich hier als Dienstleister geradezu an.

Abseits der reinen Kostendimension schafft Open Access jedoch auch zahlreiche neue Möglichkeiten für Bibliotheken. Seit Beginn der Open-Access-Bewegung sind Bibliotheken aktiv und betreiben institutionelle oder fachliche Repositorien, deren primärer Zweck es ist, die Forschungsergebnisse möglichst einfach der wissenschaftlichen Gemeinschaft und der interessierten Öffentlichkeit frei zugänglich zu machen. Gerade die Erhöhung der Sichtbarkeit und die Vereinfachung des Zugangs zu Forschungsergebnissen sind das primäre Ziel des Open Access. Schon immer spielt hierbei der Versuch der Optimierung der Indexierung in allgemeinen wie fachlichen Suchmaschinen durch Bereitstellung bibliografischer Daten hoher Qualität eine zentrale Rolle. Diese Steigerung der Visibilität der eigenen Einrichtung und ihrer Ergebnisse ist hier ein willkommener Nebeneffekt.

Eine Integration von Beratung, Abwicklung, Find- und Verfügbarmachung der Publikationen in einem möglichst einfachen Prozess soll dazu dienen, Wissenschaftler*innen von lästigen und zeitaufwändigen Routinearbeiten (zeitnahes Reporting, Profilpflege) und Verwaltungstätigkeiten zu entlasten. Gesucht ist hierzu ein Werkzeug, das bibliografische Daten hoher Qualität mit Finanz- und Rechnungsdaten verknüpfen und die „erworbenen“ (freien) Volltexte über die eigene Einrichtung mit maximaler Sichtbarkeit und Reichweite verbreiten kann (dies idealerweise ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand) und das gleichzeitig zu einer Verbesserung der Markttransparenz im Publikationsbereich beitragen kann.

Natürliche Systeme, die mit (gegebenenfalls geringfügigen Ergänzungen) dieser Rolle gerecht werden, sind die an zahlreichen Einrichtungen bereits vorhandenen und etablierten Repositoriensysteme. Vor diesem Hintergrund hat die Universitätsbibliothek Regensburg eine entsprechende Erweiterung für ePrints realisiert. Gleichzeitig wurden im Rahmen von JOIN² entsprechende Funktionen für INVENIO implementiert. Gemeinsam ist beiden die direkte Eingabe der anfallenden Kosten auf Ebene der Publikation im Repositorium und die maximale Nutzung aller Funktionalitäten der Repositorien um die eben skizzierten Ziele zu erreichen.

Im Prozess wird zunächst geprüft, inwieweit ein zentraler Fonds deckungsfähig ist. An der Universität Regensburg wird dieser Fonds zum Teil aus Eigenmitteln, zum Teil aus DFG-Mitteln gebildet („DFG Fonds“). In den JOIN²-Einrichtungen, dabei handelt es sich überwiegend um außeruniversitäre Forschungseinrichtungen der Helmholtz-Gemeinschaft, werden Mittel aus den Bibliotheksetats und den eingangs erwähnten Etats zur Deckung von Reprintkosten entsprechend umgeschichtet.

Zur Prüfung der Deckung über einen zentralen Fonds ist ein allgemein akzeptiertes Kriterium die Liste der Corresponding Authors. Stammen diese von der eigenen Einrichtung, hat diese also mithin führend an der Publikation mitgewirkt, kommt der zentrale Fonds in Frage. Der zweite Schritt der Prüfung betrifft das Publikationsorgan. Eine, den Fonds gemeinsame, Policy schließt z.B. die Übernahme von Kosten für hybrides Open Access aus. Ggf. wird auch noch ein Deckelungsbetrag für den zentralen Fonds angewandt. Diese Prüfung durch das Fachpersonal der Bibliothek kann auch hilfreich sein, um die Publikation in einem sog. Predatory Journal zu vermeiden.

Ist der zentrale Fonds nicht deckungsfähig, werden die Wissenschaftler*innen jedoch nicht, weil „nicht zuständig“, allein gelassen. Alle Einrichtungen bieten als Dienstleistung für ihre Wissenschaftler*innen an, die gesamte Verwaltungsarbeit zu erledigen. Praktisch wird dann schlicht auf die Kostenstellen der jeweiligen Institute statt auf die Kostenstelle des Fonds gebucht. Der interne Prozess ist daher weitgehend identisch zu bereits etablierten Prozessen für andere Transaktionen, die ebenfalls über die Bibliotheken abzuwickeln sind. Betont werden soll hier die Beratungsmöglichkeit, die durch die Bibliothek wahrgenommen wird. Eine Anfrage resultiert hier nicht nur in der Aussage, dass nicht zentral bezahlt wird, sondern auch in einer Begründung warum und ggf. auch dem deutlichen Hinweis auf Möglichkeiten zur kostenfreien Open Access-Publikation auf dem Grünen Weg, ggf. unter Einbeziehung der Möglichkeiten, die sich aus Förderauflagen (maximale Embargofristen etc.) ergeben. Auch bei der für viele Wissenschaftler*innen nach wie vor komplexen Thematik geeigneter Lizenzen kann hier eine entsprechende Beratung erfolgen. Betont werden muss, dass es letztlich immer eine Entscheidung der Wissenschaftler*innen ist und bleibt, wie und wo publiziert wird. Erfahrungen zeigen jedoch, dass diese Entscheidungen vermehrt informiert getroffen werden.

Da JOIN²-Repositorien intern auf einem MARC21-Datenmodell aufgebaut sind, kann man sich die Datenhaltung hier bis auf Unterfeldebene analog zum Bucherwerb vorstellen: die notwendigen Daten werden in den entsprechenden MARC-Holdingblöcken abgelegt. Lediglich die Beträge pro Einheit sind deutlich höher. Die Lösung der UB Regensburg ist analog, jedoch müssen in ePrints entsprechende Felder im Datenmodell definiert werden. Dies geschah in einer nachnutzbaren Erweiterung. Die Datenerfassung selbst erfolgt über ein Webformular direkt im Repositorium.

An der gleichen Stelle haben auch die Wissenschaftler*innen Zugriff auf die entsprechenden Daten. Hier wird die Ausgabetabelle lediglich von Verwaltungsinformationen entschlackt. JOIN² stellt hier z.B. nur die Kostenart, den Preis, den prozentualen Anteil des Kostenpunkts an der Summe sowie den Status der Bestellung dar. Da Verlage häufig erst publizieren, wenn die Rechnungen bezahlt bzw. zumindest angewiesen sind, ist hier insbesondere die Unterscheidung zwischen bestellt und angewiesen für die Autor*innen von hoher Bedeutung. Die Erfassung und auch der Ausweis aller Kostenpunkte dient hier ebenfalls dazu, den Autor*innen für künftige Publikationen Entscheidungskriterien an die Hand zu geben, so dass sie künftig das preiswerteste Angebot (also bei zwei gleichwertigen Publikationsorganen das günstigere, das nicht zwangsweise immer das billigste ist) wählen können. Der Ausweis der Kosten wird ferner auch im Reporting benötigt. So müssen z.B. im Rahmen des Continuous Reporting bei europäischen Projekten diese Kosten über das Participant Portal gemeldet werden und bei lokal eingeworbenen Publikationsmitteln kann so eine Übersicht über die Ausgaben geschaffen werden.

Gleichzeitig dient das Repositorium an vielen Einrichtungen auch als Publikationsdatenbank bzw. Hochschulbibliographie. Es ist somit Teil des Wissenschaftsreportings und liefert die Publikationslisten für den Internetauftritt der Einrichtung auf den verschiedensten Ebenen (Institute, Projekte, Personen etc.). Darüber hinaus ist es institutionelles Repositorium, mithin zentrales Instrument für die Open-Access-Aktivitäten der Einrichtungen. Auf diesem Weg dient ein Eintrag für verschiedenste Anforderungen und eine aufwändige Mehrfacherfassung – z.B. in einem FIS, dem Repositorium und für die Webseiten, ggf. noch einmal für den Bestandsnachweis im Katalog – entfällt. Da der Eintrag auf Grund der Verknüpfung mit der Bezahlung zeitnah zur Publikation erfolgt und das Repositorium als zertifizierte Quelle z.B. von OpenAIRE [4] abgefragt wird, wird auch hier zeitnah entsprechenden Förderbedingungen wie in Horizon 2020 [5] entsprochen. Eine Weitergabe so gemeldeter Publikationen an das schon angesprochene Participant Portal erfolgt automatisch und reduziert den Erfassungsaufwand im Projektbüro. Allerdings sind hier auf Seiten der EU noch Verbesserungen möglich, so werden Beträge und Embargos bisher noch nicht von OpenAIRE [4] weitergereicht.

Schlussendlich haben die Universitätsbibliothek Regensburg, JOIN² und die Universitätsbibliothek Bielefeld ein gemeinsames Austauschformat für die Zahlungsinformationen vorgeschlagen, das es ermöglicht, die Meldung der Daten an OpenAPC zu automatisieren. Dieses Format befindet sich derzeit in der finalen Abstimmung, da hier weitergehende Daten als im bisherigen OpenAPC-Tabellenformat definiert möglich sein sollen. Dieses Format wäre auch geeignet, z.B. auf EU-Seite die nötigen Informationen an OpenAIRE [4] und von dort an das schon erwähnte Participant Portal weiterzureichen. Der aktuelle Vorschlag für dieses XML-basierte Austauschformat enthält bereits Felder, um verschiedene Kostenarten jenseits von reinen APCs abzubilden, und kann so als wichtiger Schritt zur Transparenz der Total Costs of Publishing dienen. Zusätzliche Kosten jenseits der reinen APC treten z.B. auf, wenn Kosten für den Umfang anfallen. JOIN² spaltet APC-Kosten auch auf, wenn ein Teil für eine bestimmte Lizenz berechnet wird, sich also die Kosten je nach Lizenz unterscheiden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Behandlung von Publikationskosten in einem Repositorium zahlreiche Vorteile bietet, die in anderen Systemen nur schwer erzielt werden können.

Der Autor erklärt, dass er keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel hat.