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Hintergrund: Die stetig steigenden Dokumentationsanforderungen und überfüllte Archive sind eine Herausforderung für eine moderne Augenklinik. Nach Jahrzehnten mit handschriftlich geführten Papierakten wurde im Januar 2016 die elektronische Patientenakte (EPA) an der Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes UKS eingeführt. Wir berichten über unsere Erfahrungen mit der Projektplanung, Einführung und steten Optimierung der EPA sowie den Herausforderungen in der Realisierung eines papierlosen Alltags.

Methoden: Die Software FIDUS als ophthalmologisch spezialisiertes Dokumentationssystem wurde in die informationstechnische Infrastruktur des Universitätsklinikums integriert. Vorhandene elektronische Diagnostikgeräte wurden an FIDUS angebunden und somit ein direkter Datenimport in die EPA ermöglicht. Papierakten werden bei Wiedervorstellung eines Patienten datenschutz- und rechtskonform digitalisiert und in einem klinikübergreifenden elektronischen Dokumentenarchiv hinterlegt.

Ergebnisse: Durch die ubiquitäre Verfügbarkeit der EPA sind kollegiale Mitbefundungen räumlich unabhängig möglich, bei Bedarf können elektronische Akten zur Vor- und Nachbereitung in personen- oder abteilungsbezogene digitale Postfächer gelegt werden. Über eine „Geisterliste“ können digitale Akten in einem separaten Bereich beobachtet werden. Hiermit kann der aktuelle Aufenthaltsort eines Patienten im Hause nachverfolgt werden, der beispielweise zur Diagnostik in weitere Abteilungen geschickt wurde. Briefe können durch Textbausteine, mit Therapieempfehlungen, Refraktions-, Visus- oder Tensiodaten befüllt und durch bildgebende Diagnostik ergänzt werden. Die EPA bildet die Grundlage für das UKS.AUGEN.NETZ, durch welches Briefe online und fakultativ mit zusätzlichen Informationen in Form von bildgebender Diagnostik an zuweisende Ärzte versendet werden können.

Schlussfolgerungen: Die abteilungsübergreifende Einführung der EPA in einem Haus der Maximalversorgung mit seinen vielen Subbereichen erfordert eine sorgfältige Planung, in die von Anfang an auch IT-Experten, motivierte Ärztinnen und Ärzten, das nichtärztliche Personal der Klinik sowie die Forschungsabteilung und nicht zuletzt die Verwaltung eingebunden werden sollten. Derzeit wird die datenschutz- und rechtskonforme Umsetzung einer digitalen Unterschrift, beispielsweise für Einverständniserklärungen, geprüft. Somit soll zwei Jahre nach Einführung der EPA und Etablierung des UKS.AUGEN.NETZ die vollständig papierlose Augenklinik Realität werden.