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Hintergrund: Die systematische Langzeit-Asservierung qualitativ hochwertiger Materialien humanen Ursprungs in sogenannten Biomaterialbanken spielt eine Schlüsselrolle in der medizinischen Forschung, insbesondere auf dem Weg zu einer personalisierten Medizin [1], [2]. Die Etablierung zentralisierter Biomaterialbanken ist aktuell Gegenstand der „Nationalen Biobank Initiative“ des BMBF. Kontext des vorliegenden Projekts ist ein Vorhaben zur Zusammenfassung mehrerer klinik- bzw. entitätenspezifischer Biobanken. Voraussetzung für die effiziente und qualitätssichernde Verwaltung von Biobanken ist die Nutzung IT-gestützter Biobank-Managementsysteme (BBMS) [3], [4]. Die Einrichtung von BBMS gerade für zentralisierte Biobanken setzt eine aufwändige Abstimmung der Dokumentationsanforderungen, standardisierter Arbeitsabläufe (SOPs) und Darstellungsoptionen voraus. Der vorzustellende Ansatz entwickelt Methoden und Werkzeuge, welche die notwendige Beteiligung aller Nutzergruppen an diesem Abstimmungsprozess leisten.

Material und Methoden: Die zentralisierte Biomaterialbank der RWTH Aachen (RWTH cBMB) nutzt das kommerzielle BBMS StarLIMS. Zur kooperativen Erfassung und Konsentierung der Dokumentationsparameter, Workflows oder Standard Operation Procedures dient eine separate Kooperationsplattform. Technische Grundlage ist ein speziell konfigurierte Semantic MediaWiki-Anwendung. Das System erlaubt die formulargestützte Sammlung von Dokumentationsparametern, ihrer Wertebereiche sowie eine anschließende – wieder formulargestützte – Kommentierung und Priorisierung. Arbeitsabläufe, die z.T. als Grundlage späterer SOPs dienen, werden basierend auf Interviews und begleitender Beobachtung, mit einem Business Process Modeler (BizAgi) zunächst extern erfasst und dann automatisiert in das Wiki-System integriert. Dort lassen sich die einzelnen Prozessschritte und Teilprozesse wieder formulargestützt kommentieren. Die Kommentare dienen als Grundlage der Revision der Workflows.

Ergebnisse: Aktuell haben 112 Ärzte und Forscher am Universitätsklinikum Aachen einen Nutzerzugang beantragt und erhalten. Im cBMB-Wiki sind bereits 23 Projektbereiche entstanden, in denen Dokumentationsparameter für einzelne Tumorgewebe und andere für bestimmte Diagnosen zu erfassende Biomaterialien abgestimmt werden. Ein Workflow zur Einlieferung der Biomaterialien wurde erfasst und befindet sich im Revisionsprozess. Für neu anzulegende Biomaterialsammlungen ist die vorherige Konsentierung der Dokumentationsparameter mit dem System verpflichtend. Die Nutzungsfrequenz und –intensität der Kooperationsplattform sind sehr uneinheitlich. Einige Projektgruppen kamen innerhalb weniger Wochen zu einem abschließenden Ergebnis, das dann zur Parametrierung des BBMS verwendet werden konnte. Mehrheitlich dauert der Abstimmungsprozess noch an.

Diskussion/Schlussfolgerungen: Die Kooperationsplattform ist ein innovativer Ansatz, der mit Methoden eines IT-gestützten Wissensmanagements ein beim Aufbau zentralisierter Biobanken akutes Problem adressiert: die Konsentierung von Dokumentationsparametern und Workflows. Erfahrungsgemäß ist bereits die Einführung der Wiki-basierten Konsentierungsphase nützlich, um dem Ansinnen entgegenzuwirken, unzureichend dokumentierte Biomaterialien „vorsorglich“ in der Biobank zu asservieren. Die bereits für Einzelprojekte erfolgreich abgeschlossene Sammlung und Priorisierung von Parametern zeigen, dass der Ansatz grundsätzlich funktioniert. Die Wiki-Technologie erwies sich (auch wegen ihres Bekanntheitsgrads) als geeignetes Mittel, Kooperation und Transparenz zu fördern.